Les systèmes de gestion du temps et des présences évoluent. La réglementation aussi. Cet article est destiné aux propriétaire de petites entreprises et aux professionnels des ressources humaines qui recherchent un système de gestion du temps et des présences pour leur saisie des heures. Depuis le 1er janvier 2014, le SECO recommande à toutes les entreprises soumises à la loi fédérale sur le travail de contrôler le temps de travail de ses collaborateurs et de pouvoir le justifier.
Remplacez la saisie manuelle sur sheet Excel par un système qui vous fait économiser du temps.
Un rapport automatisé à chaque pointage pour un gain de temps considérable. Et si vous pouviez automatiser la saisie des heures en 3 clics, seriez-vous intéressé ? C’est ce que propose DinClock et son système de gestion simple et léger.
Un aperçu en temps réel, plus de calculs fastidieux sur Excel, nous vous facilitons la tâche. Notre système de gestion du temps remplace l’horloge murale obsolète et les feuilles de temps papier.
Pour choisir un bon système de gestion du temps, un certain nombre de facteurs sont à prendre en compte. Notamment le coût, la facilité d’utilisation, les options d’intégration et si il y a des fonctionnalités intéressantes. Un système de chronométrage, s’il est configuré et utilisé correctement, permettra à votre entreprise d’économiser de l’argent !
Enfin une méthode simple et efficace pour automatiser la saisie des heures.
Plusieurs façons de pointer sont proposées à vos employés (timbreuse physique, pointeuse virtuelle via une application, pointage par ordinateur via un navigateur web…) Offrez leur un moyen simple de vous transmettre leur décompte sans qu’ils n’est à y toucher. Aussi, vous pouvez leur permettre de consulter en libre service :
- leurs horaires à l’avance,
- le nombre d’heures travaillées,
- leur solde et leur demandes de congé
- et de savoir si oui ou non les demandes ont été approuvées…
A retenir : le logiciel de gestion du temps et des présences réduit les erreurs, fait gagner du temps et donne aux employés une visibilité sur leurs horaires.
Comparez automatiquement les horaires avec les heures réelles. Soyez alerté en cas d’heures supplémentaires. Les rapports sont configurables avec des journées types. Par exemple, jours de travail, jours de congé, jours de repos… Et un nombre illimité d’horaires, qu’ils soient répartis sur une journée, deux journées avec passage à minuit, 3×8 ou réparti dans un cycle de plusieurs jours.
Définissez les règles de pointage par catégorie d’employé. Notre logiciel inclut un système de planification des horaires qui vous permet de déterminer exactement quand vous voulez que vos employés travaillent. Configurez vos propres règles de calcul des quarts de travail, d’arrondi des heures et de paiement ou non des pauses. Un tableau de bord numérique donne aux gestionnaires un aperçu général de la situation par salarié ou par groupe.
3 fonctionnalités supplémentaires qui travaillent pour vous
Des fonctionnalités solides à un prix compétitif. En plus de gérer le temps de présence, interfacez DinClock avec :
- Votre système de contrôle d’accès : contrôlez qui est autorisé à être dans votre établissement en fonction de son planning. Pour éviter que les copains pointent ou que les employés pointent à l’arrivée et au départ d’endroits où ils ne devraient pas être vous pouvez optez pour de la biométrie. Une pointeuse biométrique confirme que vous ne payer que pour le temps travaillé et que vous payer correctement chaque collaborateur.
- Votre système de gestion RH : envoyez les rapports d’heures à votre système de gestion des ressources humaines via CSV ou une interface logicielle. Cela permet de gagner du temps lorsque vous exécutez la paie en vous assurant que les calculs d’heures supplémentaires et les déductions pour congés sont corrects dans votre système de paie.
- Votre système de facturation : facturez les heures prestées par vos collaborateurs. Le système peut même géolocaliser où est effectué la prestation. Vous pouvez aussi générer des rapports d’heures au projet ou à la tâche. Un outil précieux pour les entreprises qui facturent aux clients le temps que leur employé consacre au travail de projet.
DinClock offre une fonction de planification idéale pour les secteurs tels que les services de santé à domicile, les entreprises de nettoyage, les travailleurs nomades qui sont sur le terrain… Ce qui est utile pour les entreprises axées sur le client. Gardez un œil sur ces employés pour s’assurer qu’ils travaillent là où ils devraient être.
Démonstration de saisie des heures gratuite et sans engagement
Avez-vous besoin d’un nouveau système de gestion du temps ? Si vous utilisez toujours des feuilles de temps papier ou une pointeuse traditionnelle, votre entreprise bénéficiera d’un système de pointage numérique. De ce fait, personne n’a à calculer les pointages manuellement et à les saisir à nouveau dans le logiciel de paie. Nous pouvons vous aider à personnaliser VOTRE système. N’hésitez pas à nous demander une démonstration gratuite et sans engagement.
Lors de la rédaction de la politique de présence de votre entreprise, tenez compte de votre secteur et de votre culture d’entreprise, ainsi que des exigences de l’entreprise.
Par exemple, un employeur peut trouver acceptable qu’un employé de bureau soit en retard de 30 minutes à son quart de travail, car il y a une flexibilité dans le moment où il travaille. Un fabricant ou un détaillant, d’autre part, peut ne pas tolérer un tel retard ou une absence non autorisée car cela peut affecter la capacité de l’entreprise à fonctionner.
Une fois que vous avez créé la politique de présence de votre entreprise, vous devez rencontrer vos employés pour examiner la politique et vous assurer que les travailleurs comprennent ce que l’on attend d’eux.
Retour sur investissement d’un système de gestion du temps
Les systèmes de gestion du temps et des présences permettent aux entreprises de créer des horaires électroniques et de stocker dans leur système les horaires des employés, les heures de travail, les pauses, les congés, les heures supplémentaires et les heures rémunérées en un seul endroit. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin de rechercher des données dans des fichiers papiers lorsqu’un employé ou votre responsable de paie a une question. Les économies que vous obtenez en retour peuvent largement dépasser le coût d’acquisition.
Une façon pour les entreprises d’économiser de l’argent en utilisant un système numérique de pointage et de présence consiste à éliminer les heures d’arrivée et de départ inexactes. Par exemple, avec le chronométrage manuel, un employé peut arrondir son temps d’arrêt de 16h50 à 17h ou arrondir sa pause déjeuner de 40 minutes à 30 minutes. Les systèmes de pointage éliminent ce type d’arrondi de pointage et garantissent que les employés ne sont payés que pour le temps qu’ils travaillent réellement.
Un autre retour sur investissement est le gain de temps passé à additionner les fiches de pointage. Avoir un registre des heures travaillées par employés aide les employeurs à gérer leur masse salariale de manière optimale afin qu’ils ne soient pas en sous-effectif ou en sureffectif.
Vous réduisez également le risque d’amende au respect du droit du travail et d’arriérés de salaire. Pour prouver que vous respectez la réglementation en vigueur, calculez et payez les heures correctement.
A quoi s’attendre en 2021 notamment pour le télétravail ?
L’intelligence artificielle s’intègre d’avantage aux modes de vies des employés et par déduction, aux systèmes de gestion du temps de travail. Avec d’avantage de libre arbitre dans l’organisation de sa journée de travail, les entreprises cherchent des outils permettant aux collaborateurs d’être autant opérationnels qu’au bureau.
C’est pourquoi DinClock dispose d’une application 100% web, avec l’utilisation d’un navigateur internet pour y accéder. Il n’y a donc aucun logiciel à installer sur les postes de gestion ou de visualisation. L’hébergement du soft se fait sur le Cloud ou directement sur le serveur de l’entreprise.
Enfin, des décompte pour le chômage partiel peuvent aussi être intégrés au système.
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